مديريت منابع صوتی تصویری

آرشیو اسناد

لوح‌هاي سنگي و گلي سال‌ها به عنوان تنها ابزار حفظ اسناد در بین مردم باستان بوده و دارای اطلاعات ارزشمندی محسوب می­‌شدند، اما امروزه ميليون‌ها خبر، عكس و فيلم در هر ثانيه توليد و به سراسر جهان مخابره مي‌شود. در عصر اطلاعات و ارتباطات ديجيتال كه جهان بصورت دهكده‌اي در آمده، داده­‌ها و اطلاعات به عنوان سرمایه‌­های با ارزش مورد توجه بوده است. امروزه در اغلب سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ، يك مركز يا اداره‌اي با عنوان بايگاني پرونده‌ها و آرشيو مكاتبات و طبقه‌بندي اطلاعات شكل گرفته و در زمينه كامپيوتري كردن فعاليت‌هاي اداري استفاده مي‌شود. اما در خصوص آرشيو منابع صوتي و تصويري موضوع نسبت به سال‌هاي گذشته كاملاً تفاوت نموده و امروزه داشتن يك آرشيو ديجيتالي براي سازمان‌ها، ادارات، نهادهاي دولتي، شركت‌هاي خصوصي، مراكز آموزشي و حتي براي خانواده‌ها و ساختمان‌های مسکونی ضروري مي‌باشد.

منابع رسانه­ ای

چنانچه برنامه‌ريزي مناسبي براي نگهداري و مديريت منابع رسانه‌اي در يك اداره يا سازمان صورت نگرفته باشد، براي دسترسي به يك منبع در زمان مورد نياز از ميان انبوه اطلاعات مشکلات عديده‌اي ايجاد خواهد شد. در یک برنامه آرشیو معمولاً با باز کردن یک تصویر، عکس، متن و یا فایل صوتی بخشی از اطلاعات به صورت خودکار تولید و در کنار اطلاعات وارد شده توسط کاربر مورد استفاده قرار می­گیرد. هر چه اطلاعات در مورد محتوای منابع کامل‌تر باشد آرشیو غنی­‌تر و دسترسی به منابع مؤثرتر و مفیدتر خواهد بود.

نرم­‌افزارهايی که بر اساس آرشیو رسانه‌­ای طراحی و پیاده‌­سازی شده­‌اند، دارای اطلاعات توصیفی و مدیریتی کاملی در مورد دسته‌بندی و بازخوانی منابع هستند که کارآمدی استفاده از آرشیو را به مراتب افزایش می­دهند. در سال‌هاي اخير امکانات و راه حل‌هاي مختلفي بر اساس تجهيزات ديجيتالي ارائه شده كه با بررسي نيازها از يك طرف و مزايا و معايب سيستم‌هاي موجود از طرف ديگر، مي‌توان به راه حل مناسبی دست يافت.

مدیریت حافظه

براساس نیاز هر مرکز اسنادی و با توجه به میزان و نحوه استفاده از منابع آرشيوي، بایستي راه حل مناسب براي نگهداري منابع در یک سازمان ارائه گردد. براي اين منظور مي‌توان از حافظه موجود در یک کامپیوتر و يا از حافظه‌های مستقل و بزرگ که گاهاً به میزان ده‌ها ترا بایت گنجايش دارند و هزاران ساعت فیلم و منابع آرشیوی را در خود جای می‌دهند، استفاده نمود و متناسب با راه حل مورد نظر، حافظه­‌های انبوه و مرکزی SAN، NAS، DAS و نوارهای مغناطیسی دیجیتال به کار گرفته شود.

با استفاده از امكانات مديريتي مي‌توان بدون كاهش كارآمدي سیستم، تا حد قابل توجهی هزینه نگهداری منابع را كاهش داد و بدون اينكه همه منابع در حافظه گرانقيمت و سريع نگهداري شود، مي‌توان با مديريت جابه‌جايي منابع بر اساس سياست‌هاي سازماني راندمان سیستم را افزایش داد. سیستم مدیریت حافظه سلسله مراتبی وظیفه جابجایی خودکار منابع را بین لایه­‌های مختلف حافظه به عهده دارد و در اين ميان مدیریت كتابخانه‌هاي اتوماتيك نوارهاي مغناطيسي ديجيتال و استفاده از حافظه­‌های توزیع شده، اهميت بسياري بدست آورده است.

چرخه کاری

 در سیستم­‌های مدیریت رسانه، نگهداری و دسترسی به منابع دارای فرآیند کاری قابل تطبیق با سازمان مورد نظر بوده و برای منابع آرشیوی می­توان چرخه کاری تعریف و اجرا نمود تا پس از دریافت و ورود منابع به سیستم طبق فرآیند معرفی شده مورد پردازش و مورد بهره‌­برداری قرار گیرد. ایستگاه‌ها و ارتباط آنها و نوع پردازش هر ایستگاه متناسب با الگوی سازمانی قابل تعریف می­باشد.

امکان ایجاد یک تقویم مناسبتی برای بازیابی خودکار منابع آرشیوی در مناسبت‌های خاص و دسترسی همزمان به آرشیو برای تعداد زیادی کاربر و تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران از ويژگي‌هاي پيشرفته يك سیستم آرشيو رسانه­‌ای ديجيتال مي‌باشد كه مديريت گسترده منابع را امكان‌پذير مي‌سازد.