منابع تولید اخبار، نظیر خبرگزاری‌ها، شبکه‌های خبری، سایت‌های اطلاع‌رسانی و از این قبیل، با توجه به رقابتی که در سرعت و کیفیت اطلاع‌رسانی دارند، سعی می‌کنند خبرهایشان را سریع و بدون فوت وقت جمع‌آوری و برای مخاطبان خود منتشر کنند. در سیستم‌های خبری غیراتوماتیک، این امور معمولا به صورت دستی و توسط نیروی انسانی انجام می گیرد، کارکنان این مراکز پس از جمع‌آوری اخبار، آن ها را دسته بندی کرده و آماده استفاده توسط دبیران و سردبیران در بخش‌های مختلف تحریریه و گروه‌های مختلف خبری می‌کنند.
با توجه به انبوه خبرهای رسیده و جمع‌آوری شده در یک سامانه خبری، همواره جستجو در اخبار ورودی و سابقه این خبرها در آرشیو از دغدغه‌های مهم گروه‌های مرتبط با اخبار است. پس از آن پردازش و تولید خبرهای جدید متناسب با سیاست‌های بنگاه خبری متبوع، آرشیو خبرهای تولید شده، دریافت مجوزهای مورد نیاز برای انتشار خبرهای تولیدی و در نهایت در صورت دریافت مجوز، انتشار در قالب های مناسب و در سایت‌های خبری، شبکه‌های اجتماعی، شبکه‌های رادیویی یا تلویزیونی و ... وظایف بعدی تیم خبری را تعیین می‌کند.
استفاده از تجهیزات و نرم‌افزارهای مناسب برای مدیریت چرخه دریافت (receive)، تولید (generate)، آرشیو (archive) و انتشار (release) خبر می‌تواند این عملیات پیچیده را آسان‌تر و سریع‌تر کند. سیستم اتاق خبر دیجیتال (Digital Newsroom System) کمک می‌کند تا بنگاه‌های خبری، خبرها و موضوعات خبری روز دنیا را در کمترین زمان ممکن به صورت اتوماتیک جمع‌آوری نمایند و بتوانند با توجه به وظایف و سیاست‌هایشان منتشر کنند.
شرکت مهندسی سامانه‌های عصر تمدن با طراحی و تولید مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای مورد نیاز در یک اتاق خبر با نام تجاری سینا نیوزروم (SINA Newsroom) توانسته است گامی مهم در بهبود فرآیند و چرخه اخبار در سازمان‌های خبری بردارد.
این نرم‌افزارها تا کنون در بیش از سی موسسه خبری داخلی و خارجی مورد بهره‌برداری قرار گرفته است.